Introdução
A saúde financeira de uma empresa depende de fatores internos e externos, estratégicos e operacionais. Quando se fala em gestão financeira, logo vem à mente um sistema que abrange o planejamento, análise, execução, controle e acompanhamento das movimentações financeiras – vinculado ao fluxo financeiro geral da organização. Um sistema de gestão financeira com processos bem alinhados, com reserva financeira a níveis seguros, análise detalhada de gastos na elaboração do planejamento financeiro e disparos de ações preventivas é o caminho para se ter uma eficiente gestão de controle de gastos – que veremos a seguir, mas, antes, mostraremos a diferença entre Custos, Despesas e Gastos:
a) Custos: são todos e quaisquer gastos ou desembolsos relacionados diretamente ao processo de comercialização, produção e serviços, considerados como atividade principal da empresa. Exemplo: Mercadorias para revenda, matérias-primas para produção e materiais utilizados na execução de serviços;
b) Despesas: são todos e quaisquer gastos ou desembolsos necessários à manutenção das atividades secundárias: administrativa, financeira, comercial, entre outras, para a obtenção de receita da empresa;
c) Gastos: são todos e quaisquer dispêndios financeiros da empresa para a aquisição de bens ou serviços em geral; e são classificados em quatro diferentes tipos: custos, despesas, perdas e investimentos.
Controle de gastos e o reflexo positivo no fluxo financeiro
O processo de análise detalhada de gastos na elaboração do planejamento financeiro é um dos principais instrumentos no processo de gestão financeira. É uma ação preventiva, derivada das análises prévias realizadas sobre a efetiva necessidade, quantidade e natureza dos gastos. Esse processo determina a compreensão e a objetividade de cada gasto na sua competência para geração de recursos no fluxo financeiro. Conforme definido na introdução deste artigo, gastos são dispêndios financeiros para a aquisição de bens ou serviços necessários à geração de recursos, ou seja, realizam-se os gastos com as atividades operacionais e os investimentos, em contrapartida de obtenção de receitas (recursos) para a entidade. Esse processo de análise detalhada na elaboração do planejamento financeiro possibilita um eficiente controle de gastos e, consequentemente, o seu reflexo positivo no fluxo financeiro, proporcionando à empresa benefícios como: domínio total sobre o fluxo de caixa, informações seguras e fidedignas, pleno conhecimento da natureza dos gastos, entre outros.
Como implantar uma eficiente gestão de controle de gastos?
As empresas vêm em busca de melhorias contínuas em seus processos de gestão, e, em especial, na eficiência do controle de gastos, que reflete diretamente no fluxo financeiro da organização. Aprimorar os procedimentos internos com planejamento, estratégias e análises minuciosas dos gastos, com uma equipe disciplinada e alinhada com os valores e cultura da companhia é, com certeza, o passo inicial para uma eficiente gestão de controle de gastos.
Abaixo apresentamos alguns preceitos que contribuirão para uma eficiente gestão de controle de gastos:
1. Princípio da Entidade:
Esse princípio preza pela diferenciação dos patrimônios de sócios ou proprietários e da entidade, ou seja, o patrimônio e os negócios da empresa não devem se misturar com o patrimônio e os negócios de seus sócios ou proprietários.
2. Identificação e Classificação dos Gastos:
Os Gastos devem ser classificados por tipo e modalidade:
• Custos – Fixos e Variáveis.
• Despesas – Fixas e Variáveis.
• Investimentos e Perdas.
3. Processo de Análise dos Gastos:
Os Gastos devem ser analisados detalhadamente, compreendendo a sua necessidade, quantidade e natureza, que irá determinar a competência do gasto para gerar os recursos necessários no fluxo financeiro da empresa.
4. Equipe treinada e alinhada com os valores da empresa:
Envolver toda a equipe no treinamento, na capacitação, nas estratégias e, principalmente, no aprimoramento dos processos contínuos de controle de gastos, dando total transparência à gestão, alinhando a equipe aos valores e cultura da empresa, e estabelecendo planos de metas exequíveis com foco motivacional.
5. Reserva Financeira e Planejamento Tributário:
Os recursos financeiros asseguram a manutenção das atividades operacionais da empresa. Manter uma reserva financeira a níveis seguros, estrategicamente, é muito importante, e, não havendo essa possibilidade imediata, deve-se buscar a contratação de uma linha de crédito emergencial e a implantação de um planejamento tributário bem elaborado, que irá gerar recursos para compor a reserva financeira.
